Thủ Tục Xin Cấp Số Nhà Tại Ủy Ban Nhân Dân Quận, Huyện TPHCM

Những năm gần đây, thị trường Bất động sản tại Thành phố Hồ Chí Minh đang dần trở nên sôi động, xuất hiện hàng loạt doanh nghiệp thuộc nhóm hoạt động kinh doanh bất động sản có quy mô vốn lên đến hàng tỷ USD. Theo đó, những dự án mà các doanh nghiệp thường chú trọng đầu tư là dự án về căn hộ chung cư. Do đó, bên cạnh việc xây dựng, nghiên cứu, phát triển dự án, vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm đến là tuân thủ các quy định pháp luật và một trong những thủ tục pháp lý mà các chủ đầu tư dự án cần tuân thủ là thủ tục xin cấp số căn hộ chung cư. Tuy nhiên, tưởng chừng là thủ tục đơn giản và dễ dàng tuân thủ, nhưng khi bắt đầu thực hiện các chủ đầu tư mới vỡ lẽ và thường gặp rất nhiều khó khăn, mất rất nhiều thời gian để thực hiện.

Nguyên nhân chính là do hiện nay quy định pháp luật về cấp giấy Chứng nhận số nhà chưa được quy định rõ ràng. Cụ thể:

Thứ nhất, về thành phần hồ sơ

Theo quy định tại Điều 20 Quyết định 22/2012 việc đánh số và cấp giấy Chứng nhận số nhà theo yêu cầu trong các trường hợp như sau:

Nhà ở, công trình xây dựng hoặc đất chưa xây dựng thuộc khu vực tuy đã thực hiện xong việc đánh số, nhưng chủ sở hữu nhà ở, công trình xây dựng hoặc người sử dụng đất có yêu cầu được cấp số nhà do xây dựng mới; tách - nhập nhà hoặc xây thêm nhà trong cùng khuôn viên;

Nhà ở, công trình xây dựng đã có số nhà ổn định, nhưng chủ sở hữu (sử dụng) có yêu cầu được cấp Chứng nhận số nhà để thực hiện các giao dịch có liên quan về nhà ở, công trình xây dựng;

Tổ chức, cá nhân có yêu cầu nộp Đơn đăng ký cấp số nhà (kèm các chứng từ có liên quan) gửi Ủy ban nhân dân quận để được cấp số nhà mới.

Như vậy, thành phần hồ sơ cần nộp để xin cấp giấy Chứng nhận số nhà gồm:

Đơn đăng ký cấp số nhà;

Chứng từ có liên quan.

Theo Công văn số 6278/SXD-QLN&CS thì hiện nay việc giải quyết đánh số nhà và cấp Giấy chứng nhận số nhà theo yêu cầu được quy định tại Quyết định số 22/2012 không phải là một thủ tục hành chính. Quyết định số 22/2012 cũng không ban hành kèm theo bất kỳ mẫu đơn nào[1] và cũng không quy định chi tiết chứng từ liên quan cần cung cấp bao gồm những tài liệu hay chứng từ nào.

Công văn số 6278/SXD-QLN&CS hướng dẫn, mặc dù, việc giải quyết đánh số nhà và cấp Chứng nhận số nhà không còn là thủ tục hành chính, nhưng mỗi Ủy ban nhân dân các quận, huyện sẽ xây dựng quy trình cụ thể để kiểm soát, quản lý, lưu trữ hồ sơ và giải quyết hồ sơ một cách hợp lý khi có yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Như vậy, thành phần hồ sơ sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc nội bộ của mỗi Ủy ban nhân dân quận, huyện. Tuy nhiên, thành phần hồ sơ chi tiết không được các Ủy ban nhân dân công bố công khai.

Do đó, khi các chủ đầu tư thực hiện thủ tục xin cấp giấy Chứng nhận số nhà sẽ phải đến Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi dự án xây dựng để xin hướng dẫn và chủ đầu tư thường không thể chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cho lần nộp đầu tiên, dẫn đến việc bổ sung hồ sơ và kéo dài thời gian được cấp giấy Chứng nhận số nhà.

Dựa trên thực tiễn thực hiện hồ sơ thì những tài liệu được yêu cầu bởi Ủy ban nhân dân là Đơn đăng ký cấp số nhà cho căn hộ, đính kèm theo Danh sách xin cấp số nhà và hồ sơ bản vẽ các tầng thể hiện vị trí căn hộ theo quy định pháp luật; Các bản vẽ mặt bằng được cập nhật gần nhất tính đến ngày xin cấp số nhà được Sở Xây dựng thẩm định; Biên bản kiểm tra hoàn thành công trình xây dựng; Thông báo kết quả kiểm tra công tác nghiệm thu hoàn thành công trình của Cục giám định nhà nước về chất lượng công trình xây dựng; Biên bản kiểm tra công trình xây dựng của Thanh tra Sở xây dựng có xác nhận của Ủy ban nhân dân Phường; và một số tài liệu khác liên quan.

Thứ hai, về quy trình và thời gian xử lý hồ sơ

Theo hướng dẫn tại Công văn số 6278/SXD-QLN&CS thì thời gian Ủy ban nhân dân quận, huyện xử lý hồ sơ phải đảm bảo không được chậm hơn so với thời gian được quy định tại Quyết định số 1958/1998/QĐ-UB-QLĐT của Ủy ban nhân dân Thành phố, cụ thể không được chậm hơn 10 ngày. Tuy nhiên, như đã nêu trên, hiện tại việc cấp Giấy chứng nhận số nhà theo yêu cầu không phải là một thủ tục hành chính. Do đó, thường Ủy ban nhân dân quận, huyệnsẽ không tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, ngoài ra cũng không phát hành bất kỳ Giấy biên nhận hồ sơ nào để ghi nhận ngày hẹn trả kết quả và đảm bảo tuân thủ thời gian xử lý hồ sơ là không quá 10 ngày làm việc như nêu trên. Do đó, trên thực tế thời gian xử lý lâu hay nhanh phụ thuộc vào tiến độ xử lý của Ủy ban nhân dân quận, huyện và thường chậm hơn 10 ngày so với quy định.

Một trong những hệ quả việc chậm trễ cấp giấy Chứng nhận số nhà dẫn đến việc kéo dài thời gian xin Giấy chứng nhận sở hữu nhà ở cho chủ sở hữu mua căn hộ, khó tìm số nhà căn hộ và gây khó khăn trong việc quản lý hành chính của Chủ đầu tư.

Thứ ba, về xử lý vi phạm

Theo quy định tại Quyết định 22/2012/QĐ-UBND thì các tổ chức, cá nhân không được tự ý đặt số nhà, thay đổi số nhà, treo biển số nhà trái với quy định. Tổ chức, cá nhân vi phạm phải bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Và Quyết định 05/2006/QĐ-BXD quy định cụ thể, tổ chức, cá nhân không được dùng biển số nhà sai quy định, không được để nhà thiếu biển số. Trường hợp nhà có treo biển hiệu mà ghi địa chỉ khác với biển số nhà được gắn theo quy định của Quy chế này thì phải sửa đổi biển hiệu cho phù hợp. Người có hành vi vi phạm quy định của Quy chế này thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính. Nếu gây thiệt hại cho người khác thì phải bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật về dân sự.

Tuy nhiên, hiện tại chưa có bất kỳ quy định pháp luật nào quy định về chế tài xử phạt vi phạm hành chính về việc này.